VADA Archieven

Hoe kilometers archiefruimte moeiteloos meebewegen bij VADA Archieven

Met slechts één draai aan het wiel open je een wereld aan verzamelingen bij VADA Archieven. Mappen vol data van onder andere gemeenten en provincies staan hier opgeslagen. En als je zoveel opslaat, telt iedere centimeter. Directeur Joost Hekman: “We hebben dankzij Magista nu 6,5 kilometer extra aan archiefruimte in onze archiefbewaarplaatsen, maar ook genoeg ruimte om in te werken. Juist dat was voor ons belangrijk, omdat we iedere dag bij ons archief moeten.”

Wie de bunker bij VADA Archieven inloopt, ziet een imposante blauwe kastenwand met handwielen. Maar het echte effect is er pas als je aan een van die wielen draait. Ineens komt alles in beweging. De systeemkasten schuiven moeiteloos in elkaar, waardoor er werkruimte in het archief ontstaat. En dat gaat makkelijker dan je zou denken. Want hoewel de kasten bomvol archiefdozen staan, draai je ze zonder kracht open. Joost Hekman: “De rails en kettingen zijn in de vloeren verwerkt. Daardoor loopt alles zo soepel, je zou een kast zelfs met één vinger kunnen openen.”
Juist dat is voor VADA essentieel. Joost: “We komen door het hele land in archieven en zien ook systemen die minder soepel werken. Bij ons zijn er bijna dagelijks verschuivingen in het archief. Daarom wilden we dat onze stellingen écht van kwaliteit zijn. De legborden moeten tegen een stootje kunnen en de draagkracht van de stellingen moet gewoon goed zijn. We wisten uit ervaring bij anderen al dat de systemen van Magista solide zijn. Een bijkomend voordeel is dat zij niet met onderhoudscontracten werken, omdat er simpelweg geen onderhoud nodig is.”

Slim ontworpen, efficiënt uitgevoerd

Dat er wetten en regels gelden voor het bewaren van archief, hoeft Joost aan Magista niet uit te leggen. “Zij weten exact welke afstanden er bijvoorbeeld tussen het plafond en de kasten moeten zitten en hoe ze zo efficiënt mogelijk met de stellingen om moeten gaan.” Zo werd er bijvoorbeeld voorgesteld om de legborden nét iets breder te maken, namelijk 1,25 meter. Zo passen er precies tien archiefdozen op een schap, maar is er wel een stuk minder staal nodig. En dat levert dan weer een kostenbesparing op. Joost: “Een kleine aanpassing met groot effect.”

Schilderijrekken

Naast de systeemkasten zijn er ook schilderijrekken van Magista bij VADA geplaatst. Joost: “We slaan hier ook kunst op van bijvoorbeeld gemeenten. De rekken zijn ook op rails geïnstalleerd, maar worden er wel los ingezet. Daardoor zijn ze makkelijk te verplaatsen. Het is voor ons een ideale oplossing, omdat we op weinig vierkante meters veel schilderijen kwijt kunnen.”

Gefaseerd uitgevoerd

Het plan bij VADA Archieven is in fases uitgevoerd. De verrijdbare systemen in de eerste bunker én de schilderijrekken worden inmiddels al even gebruikt. Het interieur van de tweede bunker is in december 2025 opgeleverd. Joost: “Dat was een kwestie van copy-paste, we waren namelijk heel tevreden over hoe de systemen werken.”
En ook over de samenwerking is Joost positief. “Wat betreft planning liep het precies zoals ze hadden voorspeld. Zowel in de eerste als in de tweede fase. Ook de aansturing tijdens de werkzaamheden verliep vlekkeloos. In een week tijd leveren ze 1,7 kilometer archiefruimte. Bij de verkoop werd al met ons meegedacht en ook op de uitvoering hebben we niets aan te merken.”