Universitaire Bibliotheken Leiden

Tetris met schilderijen bij Universitaire Bibliotheken Leiden

Schilderijen die in verschillende depots hingen en stonden. Bewaaromstandigheden die niet optimaal waren. Dat moest anders bij Universitaire Bibliotheken Leiden, legt Vincent van Jaarsveld uit. Hij is afdelingshoofd Opslag & Plaatsing en wist met Magista een oplossing voor hun probleem te vinden. “Ik ben er supertrots op dat we alles nu op een goede manier kunnen verzamelen.”

Wie aan een universiteitsbibliotheek denkt, ziet in eerste instantie waarschijnlijk vooral boeken voor zich. Maar de collectie in Leiden bevat veel meer dan dat. Van landkaarten tot manuscripten en van tekeningen tot duizenden foto’s en prints. In totaal zijn er meer dan 1,5 miljard bronnen bij Universitaire Bibliotheken Leiden te vinden. Tot al die bronnen behoort ook een omvangrijke schilderijencollectie. En juist daarvoor waren de omstandigheden niet gunstig.

Vincent van Jaarsveld: “De schilderijen bevonden zich in meerdere gebouwen, verspreid in een scala van ruimtes en magazijnen. Sommige ruimtes voldeden, veel andere niet. Dat terwijl we juist alles op de juiste manier willen bewaren.” Nadat er intern met ruimtes werd gepuzzeld, ontstond er een geschikte plek om de schilderijen met het juiste klimaat te bewaren. Alleen is de vraag dan nog hoe er zo efficiënt mogelijk met die ruimte kan worden omgegaan.

Verrijdbare schilderijrekken

De universiteitsbibliotheek laat een specialist meekijken en zet een tender uit. Deze wordt ook bij Magista neergelegd. Juist door hun ervaring met opslag voor musea, weet Magista exact hoe de ruimte maximaal kan worden benut. Met verrijdbare schilderijrekken blijft het geheel bovendien praktisch. “Als de collectie eenmaal hangt, blijft het over het algemeen ook wel even hangen”, legt Vincent uit. “Maar er zijn werken die er vaker in en uit moeten, daarom moet het wel werkbaar zijn.”

Flexibele planning

Na alle berekeningen is het tijd voor het echte werk: het plaatsen van de schilderijrekken. De rekken worden in een zelfdragende constructie geplaatst. Hierdoor hoeft er niet geboord te worden in het plafond én in de grond. “Er is uiteindelijk een opbouwvloer geplaatst, waarin de rails voor de rekken zijn geplaatst. Wij hadden in de tender al duidelijk gemaakt dat de werkzaamheden maar in een beperkt aantal weken konden plaatsvinden. Naast colleges vinden er hier namelijk tentamens plaats. Het is voor ons essentieel om daar rekening mee te houden. Om geen geluidsoverlast te veroorzaken moesten de zware werkzaamheden al voor 09.00 uur zijn afgerond. Magista heeft drie dagen ingepland en zich keurig aan al onze wensen gehouden.”

Vincent heeft tijdens de werkzaamheden telkens contact met dezelfde voorman. “Dat verliep heel soepel. Als ze toch iets tegenkwamen werd ik gebeld en konden we het meteen gezamenlijk oplossen. Die korte lijntjes werkten ook ter plekke heel fijn.”

Tetris met schilderijen

Als alles is geïnstalleerd komt voor Vincent het mooiste gedeelte. Zoals hij het zelf noemt: Tetris met schilderijen. “We hadden een bericht over de nieuwe berging op intranet geplaatst. Wij dachten dat we bij efficiënt gebruik van de rekken zo’n 30% opslagcapaciteit zouden overhouden.”

Na het intranet-bericht gaat het balletje rollen. Iemand binnen de organisatie is zo enthousiast over de puzzel dat diegene een AI-tool maakt voor de optimale indeling. “We hadden zelf al alle specificaties van de schilderijen in een Excel-bestand. En ook de specificaties van de Magista-rekken waren heel gedetailleerd. Daar kon hij dus mee uit de voeten.” De tool wordt verder gevoed met marges die tussen de kunstwerken nodig zijn en werk dat het makkelijkst bereikbaar moet zijn. En dan is er met een paar klikken een plan. “In theorie zouden we nu zelfs 60% van de capaciteit over moeten houden. Wat zelfs betekent dat er meer verzameld kan worden. Als dat met het fysiek ophangen van de werken ook klopt, zou dat echt heel mooi zijn.”

Pas als alles hangt ziet Vincent het uiteindelijke resultaat, maar nu al stemt de gedachte hem gelukkig. “Als er nu een keer iets aan de hand is, hebben we ook daadwerkelijk de ruimte om iets op te vangen. Als er calamiteiten zijn of renovaties, kunnen we schilderijen nu onder de juiste omstandigheden weghangen. Dat alles nu op één plek hangt, precies binnen de kwaliteit die we voor ogen hadden, maakt me supertrots.”